文/孙银风
汽车配件的库存管理向来是4S店经营中的老大难问题，很多4S店中的配件库存量非常巨大，其每年的资金占用极大消耗了企业的整体利润。在4S店里，通常所说的配件是为了缩短修理停歇时间而事先准备的各种修理零部件，相对于一般产品，它要求更高的库存水平，而要保持一定库存就需要占用资金；同时由于配件与汽车品牌、车型、年款、入场台次息息相关，所需要的备件品种和数量上则有着很大的差异。特别是很多车型的零配件不具有通用性，一定的备货量才能及时满足客户的需求，致使库存压力巨大。
本文以汽车经销商L集团为例，来谈谈4S店如何改进汽车配件的库存管理，希望给业内带来启示。（注：L集团是中国领先的全国性汽车经销商集团之一，拥有大量而广泛的全国性4S经销店网络，规模达到200家店。)
4S店行业配件
库存管理的特征：配件更新换代快，呆滞库存多
众所周知，汽车行业发展迅速，车型更新换代一年小改，三年一大改，但即使是小改的车型，20%的配件就不在适用新车型，这对4S经销商意味着既增加新品种的库存配件种类，又增加了呆滞库存的风险，同时带来的是资金的压力。
汽车行业配件的生命周期较短，新老车型更换，新车型的上市意味着旧车型的需求量减少和库存积压。4S经销店要保证原有车型的客户保养，在保持库存量的同时，对旧车型的库存又长时间难以消化。
在汽车行业，配件库龄大于1年的库存就算呆滞库存了，配件合理的库存标准应该维持在6个月以内一般大于80%，6个月到1年18%，大于一年的应小于2%。但是绝大多数店高于这个合理水平。旧车型的库存问题，有的品牌不提供换货，有的品牌可小量和厂家置换新的配件，但是行业规则下实施可行性很小。呆滞库存已经成为4S行业在配件管理方面棘手的问题。
厂家硬性分配的问题
汽车销售行业有着独特的行业特点，4S行业采购来源较单一，无论是汽车品牌的专营店，还是汽车品牌的独立经销商在备件采购策略上都要受到汽车生产厂商的影响，L集团也不例外。汽车生产厂家从自身的利益最大化出发，对4S经销商进行强行搭销、强制性接收，经销商在备件采购策略上，被动地拥有库存，采购主动权受限，进一步增加了对配件库存管理的难度。L集团下每个4S店都面临着厂家压货严重的问题，对配件管理只有销售权，在采购和库存控制方面，不得不面对“插不上手”的尴尬。
汽车生产商以订货量换畅销车型策略，变相要求经销商采购配件，造成4S经销商库存积压问题严重。比如，前几年部分汽车企业便强迫4S店不顾市场实际情况而购货，而4S店因为担心汽车厂家将其4S资格收回，不得不大量积压库存，通过这样的方式汽车生产厂家把库存压力转移给4S店经销商，使得经销商资金占用成本很大，甚至影响这个店的运营。L集团涉猎多个品牌的汽车销售代理权，对于受生产厂家的牵制是深有体会。缓解压货现象是迫不及待需要解决的问题。
针对厂家采购硬性分配问题，如何利用集团优势分解和消化厂家分配的库存，提高库存周转率才是L集团迫切需要解决的问题之一。
L集团自有配件库存分析
L集团要想在行业竞争中占据更多优势，争取最大利润，除了要克服上文所说的4S店行业配件库存管理的现实问题，还需要克服自身在经营管理中的以下几个问题：
配件分类笼统，加大统一管理难度
4S店行业零部件具有种类繁多、数量庞大、通用性和专用特共存等特征，在配件管理上应该有所偏好。目前L集团对配件的分类基本是依据配件所属汽车部位，分类较笼统，不利于单店和集团管理，目前配件分类依据并不能为配件采购和库存管理提供实质性参考。
L集团在统采和厂采的配件比例中，统采配件主要是基础通用保养件，例如机油、滤芯、养护产品等，日常消耗量大但是单价相对较低，占整体4S库存采购金额的20%左右；而厂采配件主要是汽车的核心配件，产品单值较高且一般不具有通用性，采购比例占整体库存的80%左右。厂采件由各品牌厂家控制，集团没有采购自主权，由此衍生的不在集团采购控制范围内的配件库存压货情况，资金成本占用很大，不利于对整个公司成本的控制。
集团硬性分配问题，进一步增加库存量
近几年，汽车经销商在与汽车整车企业的博弈中，其话语权也将逐步上升。他们的崛起将改变国内汽车整车企业和经销商以往的从属关系，特别是在汽车后市场领域，汽车经销商将占据主导地位。这也是汽车经销商解决配件库存管理问题的突破口，总之，目前国内汽车经销商集团已经开始自行小范围采购零配件。
L集团也在配件采购和管理方面逐渐摸索着前进，集团设立配件管理中心，负责日常订货，目前集团采购配件的份额达到30%左右。同时由于集团统一采购，在和供应商谈判的砝码加大，采购价格优势明显，大大降低了统采范围内配件的成本。集团采购话语权的提升和采购量的增长，在控制采购成本方面集团化经营确实较单体4S店降低了，但是伴随着新的问题——集团的二次分配。集团采购时收集的订货信息，往往是牛鞭效应的具体体现，订货量往往超出4S店日常经营的承受力，集团只能硬性摊派，变成“第二个厂家”。集团采购带来的价格优势自然削弱，反而增加4S店的库存和资金压力。
内部供应链信息共享不畅，内部供应链应用效率低下
L集团呆滞库存过多，很大的原因是没有协调好各店之间库存的调配，造成重复采购，导致极大的资源浪费。L集团面临的实际问题是店面分布较广，单体店面较多，各店绝大部分库存仍独立式管理，库存资源共享度较低。
现阶段统一库存管理方式，直接导致集团层面了解各店库存，而各店之间库存互不了解，不是真正的共享。集团也未建立有效的店面之间库存协调管理机制。譬如同样是华北区的某品牌4S店，A店和B店库存平行没有交集。集团和4S店之间也是集团对单体4S店库存，4S店和集团中心对整体库存信息不对称，库存共享性不充分，而库存共享正是供应链理论的核心基础。
集团曾经大投资地引入ERP系统管理，是国内最早实现供应链一体化管理的汽车经销商集团，但是在实践应用中并没有发挥与供应链价值相匹配的作用。L集团的管理体系是垂直化管理，集团统一管理下属4S店，而各兄弟4S店之间又是横向的关联节点，信息共享对库存共享、呆滞库存调拨、采购信息等都是有很大的经营意义。
L集团库存信息共享的提取基础环境已经具备，所有物料统一编码，利于信息共享，从采购订单、采购入库单、销售出库单一体化链接，所有的采销流程透明化，提高物料出入库及时性，销售信息更新及时。在集团范围内对整体库存整合和统一调配管理，可以加强对4S各店的库存监管，使集团库存和各店库存有可控性。因此L集团还应进一步优化内部供应链管理流程，使供应链系统和思想发挥出最大的作用。
配件库存问题的解决策略
综合4S店行业库存管理的行业性和L集团库存管理的特殊性，作为L集团公司要达到企业降低运营成本的目的，就需要在现有的基础上对产生问题的各种原因，逐个进行突破，找到适合L集团的库存管理策略，实现对整个公司的运营组合，提高公司的管理效率和经济效益。
由于行业特殊性，目前汽车经销商集团不能够和通用零部件厂商实行库存信息共享的，也不具备这种采购环境。在这里，首先提出配件分类策略，在此基础上，又提出“横向补货”策略，这两种策略相互配合，可有效改善目前L集团配件库存管理方面的问题。
ABC分类法策略
针对L集团配件库存产品种类多，缺乏库存分类管理的问题，本文建议首先采用一种库存策略对整体库存进行具体的分类，实现有针对性的对库存种类进行筛选和管理。应用较多的就是ABC库存分类法，分类策略不局限，针对行业和配件特点或经营需求，多层次、多角度地进行分类。
4S行业配件库存种类纷杂，假设我们把L集团配件按照维修业务分为三大类：
①事故型配件： 风挡玻璃、大灯、保险杠、发动机、车门等较大单值的保险件；
②机修型配件： 螺丝、卡扣、日常保养维护的机油、机滤、轮胎等车用组装配件；
③汽车美容类的精品配件： 包围、脚垫、装甲、导航等加装类的外用配件。
每类配件再逐层细化为多层级的分类，使得每一种配件都有其标签特性。以上采用的分类法就是比较常用的ABC分类法，是一种有效的库存管理策略。
按维修业务对库存进行分类后，设定每种分类的库存控制程度，才是ABC库存管理策略的精髓所在。
A类：重点管理， 日常管理做到库存准确、完整、详尽的跟踪配件到货日期，对应的订单车信息。
B类：正常管理， 日常备货充足，做到定时盘点，出入库及时、月末盘点。
C类：单独管理， 按照专项备货、单车订单需求订货管理，日常性一般。
在4S店实际管理中，上文的配件分类依据可以结合自店实际情况，按照多准则分类方法进行分类。配件基础属性界定是较复杂的工作，前期需要付出辛苦的劳动，但是配件属性界定后，对库存管理有很大的帮助作用，建议逐步使用条形码技术。条形码技术能够准确定义每一个零配件，方便对库存进行分类管理。
横向补货策略
1、横向补货策略的介绍
L集团提高供应链信息、共享的有效途径就是横向补货策略：通过库存信息、共享，集团协调，在汽车4S店之间进行备件的交换、互通有无，有效缓解呆滞库存，降低整体集团库存压力。具体地说就是4S店在订货时，把集团中同等级的4S兄弟店作为采购对象进行补货，达到互通有无，可有效改善店内积压库存特别是稀缺件的管理，此法能一举打破常规订货和销售管理，在实际操作中作用明显。
横向补货策略在国外的4S店行业中应用比较广泛，他们的4S店之间设立汽车配件置换点现象比较常见，实践证明配件置换点应用效果非常好，通过设立配件转换中心，采用配件定位系统进行订件和配送，可降低库存量40%左右，提高配件周转率30%，极大地降低了死库存，同时客户满意度也大大提升。
由于横向补货是一种基于供应链共享上的横向协同手段，因此对库存供应链共享程度要求比较高，首先是零配件要统一编码，各个供应链节点定义产品的唯一属性，统一编码是信息共享的前提。统一编码的好处是方便信息的查询和定位，同时各节点要保证库存的准确性，及时的出入库操作，正确的信息录入，都是保证补货效率的基础要求。
L集团目前所有库存物料统一编码管理，通过编码锁定配件，既有通用性又有唯一性。集团可以清晰地了解各店库存情况，但是局限在只有集团中心了解各店的库存情况，各店之间是相对独立的库存组织，每个库存之间互相不透明，没有做到品牌共享、区域共享，是不完整的集团库存共享。目前，单体4S店不了解其他同集团公司的兄弟公司是否有本店适用、急用的库存，集团库存管理中心在对库存调配方面功能很单一。因此，要充分发挥横向补货的优势，真正做到以集团为协调中心，充分调动和解决各4S店库存问题。
2、横向补货策略的实施要点
1)充分发挥L集团单店分布范围广，数量多的特点。L集团的汽车经销店分布很广，跨界纵深，其整体销售区域可分为西南、华南、东北、华南、京津、山东多个区域，因此可发挥集团经销店面多，部分区域集中的优势，在配件采库存管理中结合横纵库存两条线管理模式。横向线同区域，相邻店实施库存调拨，纵向线不同区域同品牌库存调拨，实现资源共享，其核心是4S平行体之间互相补充库存，从而最大程度降低企业库存管理的成本。横向补货策略在企业库存调拨方面，能够有效解决这个问题。
2)充分发挥集团优势，打破单店库存隔离。汽车生产商对独立4S店之间库存保护政策严格，造成大量有效库存不能相互间消化，形成呆滞库存。尤其是车型更新换代和不常用件的库存呆滞问题比较突出。相比较单体4S店，汽车经销商集团在处理压货库存方面是有优势的。
举例来说，A店是呆滞库存没有消耗，长期占用库存资金，B店急需某个库存，临时从厂家进货，由于是旧车型，订货时间较长，维修车辆入厂时间延长。如果A、B两店库存互通有无，即时调拨，既能解决呆滞库存问题，又能提高客户满意度，对公司的经营效率有很大帮助。但是由于行业特殊性，单店库存保密性，暂时不能消除这个隔离。
L集团目前设置的供应链库存共享范围也是局限在集团和店之间库存共享，店店之间库存隔离，当集团中心没起到协调作用时，势必会造成集团在配件订货成本和再分配中的资源浪费。但是集团可采用横向补货策略，利用集团经销商集团规模大，数量多，库存资源丰富的优势，只要设立并优化集团订货中心的功能，由订货角色转换为协调整体库存角色，可以通过各区域品牌店库存横向调拨，合理配置库存，既规避了品牌店数据保密性，又减少了集团资源内部消耗，可以极大地提高企业利润。
3、保证横向补货有效实施的两个方面
1)提高采购方的调拨积极性。作为订货方在配件采购时具有主动性，加强配件订货人员的大局意识，尤其是把集团利益放在首位，打破自我保护意识至关重要，也是保证横向补货策略有效实施的前提。建议从两方面控制，以利于零件可以准确快速和有效流通的过程。首先是集团制定严格的奖罚措施，对于积极调拨库存的经销店和库存管理人员实施绩效奖励，一旦经集团发现消极被动处理呆滞库存的公司和人员在各方面考核时予以扣分，严明的纪律是制度顺利执行的保证。
2)规范采购价格，协调调货成本问题。跨区域调货问题，最主要的就是成本问题，销售方承担物流费用，相当于增加了配件销售成本，势必也影响销售方的利益。横向补货策略是整合集团库存，只有4S店建立共同合作的目标，才能实现互惠互利。在这方面，所有公司同属一个集团公司，需要集团协调各方利益，比如所有物料调拨平行销售，即不加价销售，物流成本集团可根据处理呆滞库存金额，通过集团返利进行补偿，集团平衡各店利益的同时调动各店处理库存的积极性。
总之，4S店行业的利润在逐年下降，降低成本、提高利润是每个汽车经销商最终的目标。提高配件库存管理效率，可有效降低成本，因此协调好4S店的配件库存管理就显得迫在眉睫。希望本文给出的针对性案例分析能给业内同仁带来启示。
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汽车4S店配件管理工作指引
一、配件部职能及岗位职责
（一）配件主管岗位职责 ……………………………………………… 2
（二）配件计划员岗位职责 ……………………………………………… 2
（三）配件采购员岗位职责 ……………………………………………… 3
（四）配件库房保管员岗位职责 ………………………………………… 4
（五）配件调度员岗位职责 ……………………………………………… 5
（六）配件配送员岗位职责 ……………………………………………… 6
（七）配件销售员岗位职责 ……………………………………………… 7
二、库房管理细则
（一）验收入库： ………………………………………………………… 7
（二）配件的保管： ………………………………………………………… 8
（三）配件的发放： ………………………………………………………… 9
（四）盘点： ……………………………………………………………… 10
（五）旧件回收及管理： …………………………………………………… 11
三、工作流程
（一）配件管理计划流程（附流程图） …………………………………… 11
（二）配件管理采购流程（附流程图） …………………………………… 12
（三）配件管理提货流程（附流程图） …………………………………… 13
（四）配件管理入库流程（附流程图） …………………………………… 14
（五）配件管理库存管理流程（附流程图） ……………………………… 16
（六）配件管理出库流程（附流程图） …………………………………… 17
（七）配件管理配送流程（附流程图） …………………………………… 18
（ 八）配件管理零售流程（附流程图） …………………………………… 20
（九）配件管理修理领料流程（附流程图） ……………………………… 21
（十）配件报损管理办法及申报流程（附流程图） ……………………… 22
一、配件部职能及岗位职责
（一）配件主管岗位职责
1、负责 厂家下达的配件销售任务、集团公司下达的配件销售任务及利润指标的完成；
2、 根据公司的经营目标及整体运作方式，合理制定配件的营销政策， 并付诸实施
3、 督促工作人员做好配件的经营和管理，合理调整库存，加快资金周转，减少滞销品种。
4、 协调计划、采购、调度、入库、配送和库管（各）岗位（之间）的工作关系，明确工作流程，保证各环节工作的畅通，不断提高配件供应的满足率、准确率、完好率。
5 、协调同其它业务部门的关系，确保维修业务及其它配件销售业务的正常开展。负责处理由于配件质量引起的投诉事宜。
6、 配合公司本部参与激励制度的制定，并负责配件从业人员的业绩考 核及业务培训。
7、 定期组织召开周例会，总结成绩，克服不足；
8、 完成公司交办的其他工作。
（二）配件计划员岗位职责
1、配合部门经理完成厂家下达的配件销售任务、集团公司下达的配件 销售任务及利润指标。
2、 计划员应与厂家、供货商保持良好供求关系，了解掌握市场信息。
3、掌握配件的现有库存和保险储备量，适时作出配件的采购计划和呆滞配件的处理方案，熟悉维修业务对配件的需求，确保业务的正常开展。
4、用量大的A类件，要实行“货比三家”的原则，作到质优价廉，并通过分析比较，制定出最佳定货单。保证不断挡，积压量最小。
5、根据供应和经营情况，适时作出库存调整计划，负责做好入库验收工作。对于购入配件质量、数量、价格上存在的问题，作出书面统计，并监督采购人员进行异常处理。
6、负责供货商应付帐款帐目，及时作好微机帐目。负责保管全部进货明细单、提货单、入库单并归类存；临时管理进货发票及运单。负责同财务、业务往来单位的帐务核对。
7、及时做好配件的入库工作，以实收数量为准，打印入库单。负责配件相关的财务核算及统计工作。
8、完成部门经理交办的其他工作。
（三）配件采购员岗位职责
1、配合部门经理完成厂家下达的配件销售任务、集团公司下达的配件销售任务及利润指标。
2、对计划量进行审核，做好计划的延续和补充工作，对配件供应的及时性、正确性负责。
3、以低成本高品质为目标，积极开发配件配套厂家，降低采购费用，提高采购效率。
4、建立采购供应的业务档案，掌握不同运输方式的运输天数、费用等，进行定量分析，确定最佳采购方案。
5、用量大的A类件，要实行“货比三家”的原则，作到质优价廉，并通过分析比较，制定出最佳定货单。保证不断挡，无积压。
6、强采购管理，适时、适量、适质、适价，与厂家保持良好的关系；按计划采购，特殊情况有权做临时调整。
7、购过程中，要强化验货工作，对配件的品牌、规格、数量等都要做到准确无误，认真完成配件的第一次检验工作。
8、入库验收工作中，采购员要协同计划员、库管员作好配件的第二次检验工作，对配件质量 、品牌、规格、价格等问题作合理解释。
9、负责配件质量、数量的异常处理，及时做好索赔、退货及退换。
10、对急件、零星采购件，采购员要进行充分的询价、比价、议价，并按采购程序优先办理。
11、完成部门经理交办的其他工作。
（四）配件库房保管员岗位职责
1、入库前要整理库房，为新到配件的摆放提供空间。
2、货物入库验收的工作中，库房管理员要认真清点货物的数量，检 查质量，同时填写实收货物清单（送货上门），核实无误后签字确认。对于有质量问题的货物，保管员有权拒收。
3、保管员负责配件上架，按号就座，严格执行有关“配件的保管” 规定。
4、保管员负责根据核对好的入库单据，认真填写卡片帐，做到帐物相符。填写卡片帐工作，应在当天完成。
5、在配件的发放过程中，保管员必须严格履行出库手续，根据调拨员签发的出库申请提取配件，严禁先出货后补手续的错误做法，严禁白条发货。
6、出库后，保管员根据出库单认真填写卡片帐，做到帐实相符。
7、确保库存准确，保证帐、卡、物相符。库管员随时对有出入库的配件进行复查。做好配件的月度和季度盘点工作。
8、因量质问题退换回的配件，要另建帐单独管理，及时督促计划员进行库存和帐目调整，保正库存配件的准确、完好，督促采购员尽快作出异常处理。
9、适时向计划员提出配件库存调整（短缺、积压）的书面报告。
10、保管全部与配件的业务单据、入库清单、出库清单并归类存档。
11、完成部门经理交办的其他工作。
（五）配件调度员岗位职责
1、调度员协同库房管理员、提货人（或配送人员）根据配件出库清单，验收出库货物。出库清单可根据具体库存情况或提货人的临时要求进行调整，并根据配件出库的实际情况补充出库清单。
2、调度员要督促库房管理员、提货人（或配送人员）在核实无误后的出库清单上签字认可，确保清单与实物相符。
3、调度员负责应收帐款帐目和收缴事宜，不得赊销，一律先收款后付货，减少不必要的死帐、呆帐。
4、调度员负责应收款往来帐目，作好微机帐目的处理，及时录入往来票据（收款通知、出库清单、其它收款证明、运输费用）。保管全部配件业务单据、出库清单并归类存档，负责同财务、业务往来单位的帐务核对。
5、调度员协同采购员、库房管理员负责各业务往来单位的质量件退换工作，并严格执行“退件规则”。
6、随时向采购员、计划员反映业务上出现的有关配件质量、价格、存货等问题，并作出书面报告交计划员。
7、协同采购员、计划员、库房管理员进行配件验收入库工作，及时掌握配件来货情况，确保不丢失每一份配件订单。
8、建立并保持与各经营单位的良好合作关系，对客户在配件业务上提出的质疑（质量、价格、发运、往来帐、业务咨询等），作出合理解释，协调解决，确保不丢失每一位客户。
9、完成部门经理交办的其他工作。
（六）配件配送员岗位职责
1、及时准确地将货物发送到指定地点。
2、确保货物的安全到达，严禁出现损坏、遗失的现象。
3、合理选择运输工具和运输路线，节省时间、节约费用，提高工作效率。
4、对于客户的提问应当作出准确合理地解答，对于自己不能解释的问题，应合理的回避不要给客户及公司带来不必要的麻烦。事后应积极找出答案。
5、积极收集有关的配件信息，尤其是出现的配件质量问题，作出及时地反馈。
6、送货时，必须带回有收货单位主管人签字的收货凭证，并协助收货方验收货物。
7、向外地发送货物时，应要求运送方签字证明。并及时与收货单位进行联系，准确地说出收货方式、收货地点及其它应说明的情况。确保货物的安全到达。
8、及时查询货物是否安全到达。
9、完成部门经理交办的其他工作。
（七）配件销售员岗位职责
1、熟悉和掌握各类配件品名、编号、价格、性能和用途，对客户热情周到，及时准确的满足每一客户的需求。
2、客户提出关于配件的问题（质量、价格、咨询等），能及时准确的回答。
3、严格执行配件销售价格，不得私自提价或降价（正常的价格降浮除外）。销售配件必须开具相应的出库凭证，不准擅自赊帐。
4、维修领料必须严格执行维修领料流程，维修工领料必有接车单方可领取配件，且必需交旧领新。不得打白条出库。
5、积极收集客户及维修工反馈回的配件信息，以便计划员、采购员及时的调整配件计划及采购方式。
6、负责管理柜台物品和及时补充适销的配件库存，及时作出销售业务的配件需求计划。
7、出库和入库的配件，要及时登卡片帐，确保配件库存的准确性。
8、完成部门经理交办的其它工作。
二、库房管理细则
库房管理包括配件自入库至出库为止的全部过程。在此期间，必须严格执行配件的验收、保管、发放、盘点和旧件回收等制度。
（一）验收入库：
1、计划员负责保管到厂的全部进货明细单；临时管理进货发票及运单。
2、 入库前库房保管员要整理库房，为新到商品的摆放提供空间。
3、采购员从货场提取货物后，库管员协同计划员、调度员、采购员进行验货，清点数量，检查质量，完成配件的第二次验收。
4、采购员核实进货清单，同时对于送货上门、临时采购的要协同保管员填写实收货物清单，核实无误后双方签字；对于有质量问题的货物，保管员有权拒收。
5、计划员凭进货清单打印入库单，数量以实收为准（如有价格变动应及时调整）。入库单一式五份，保管一份，计划四份（其中二份附进货发票及运单转交财务部门，如票据未到的，应在备查簿中作好登记以备查询，一份交财务记帐，一份计划员留存）。
6、计划员统计本批货物的缺件、坏件、劣质件以及价高件，并反馈给部门经理。采购进行异常处理。
7、保管员负责配件上架，并根据核对好的入库单据，认真填写卡片帐，做到帐实相符。填写卡片帐工作，应在当天完成。
（二）配件的保管：
保证库存配件的准确，节约仓位，便于操作，配件的保管应科学、合理、安全。
1、分区分类：根据配件的车型，合理规划配件的摆放区域。
2、五五摆放：根据配件的性质，形状，以五为计量基数做到“五五成行，五五成方，五五成串，五五成包 ,五五成层”。使其摆放整齐，便于过目成数，便于盘点与发放。
3、四号定位：按库号 、架号、层号、位号对配件实行统一架位号，并与配件的编号一一对应，以便迅速查帐和及时准确发货。
4、建签立卡：对已定位和编制架位号的配件建立架位签和卡片帐。架位签标明到货日期、进货厂家、进出数量、结存数量以及标志记录。
5、凡出入库的配件，应当天进行货卡登记，结出库存数，以便实货相符。
6、库存配件要采取措施进行维护保养，做好防锈，防水，防尘等工作，防止和减少自然损耗。有包装的尽量不要拆除包装。
7、因质量问题退换回的配件，要另建帐单独管理，保正库存配件的准确、完好。
（三）配件的发放：
配件的发放，必须严格执行出库手续。
1、配件批发和调拔由调度员签发出库申请单。
2、库管员按调度员签发的配件出库申请单提取配件（可根据库存或提货人的要求做临时调整），严禁先出货后补手续的错误做法，严禁白条发货。
3、配件出库，如客户自提，调度员应协助保管员和提货人一同清点货物，并负责将货物进行适当包装交于客户；如需配送人员发送，调度员应协助保管员和配送员一同清点货物，由配送员进行包装发运，并根据调整后的配件实际出库情况补充打印出库申请单。核实无误后，三方签字认可。
4、配送员根据发运方式的不同，轻重件易损件要合理进行包装，提高包装质量，避免运输过程中损坏配件。
5、出库单一式五份，提货人、调度员、保管员、财务各一份，月底结帐一份。配件批售业务中现金回款部分，调度员应将出库清单和现金一同交于收款员，同时签字并加盖财务印章。
6、出库后，保管员根据出库单认真填写卡片帐，做到帐实相符。
7、收款员、调度员、保管员必须每日对帐，准确无误后，收款员填写日报单，定期送交财务。
8、对于配件零售业务，销售员待客要态度端正，言语有礼，严格执行〈营业员行为规范准则〉。认真介绍产品的性能、特点、价格、质量及保质期等。
9、出售配件时必须当面验货（某些不能拆包产品售货员要讲明）。对于某些特殊商品，如电子产品、昂贵电器产品等，要用测试仪测试。双方认可，以避免纠纷。
10、所有销售的配件必须开具出库单（包括零售出库单、三包领料单、修理领用单），零售出库单一式四份，顾客一份，保管员一份，其余两份转交财务；三包修理领单一式二份，结算员一份，保管员一份。制单人签字后，收款员凭出库单结算收款，同时签字并加盖财务印章。
（四）盘点：
库存配件的流动性很大，为及时掌握库存的变化情况避免短缺丢失和超储积压，保持帐、卡、物相符，必须进行定期和不定期的盘点工作。
1、库管员应随时对有出入库记录的配件进行复查。
2、各经营单元每月对配件库存进行一次盘点。
3、每季度进行一次有财务参与的全面清点。盘点时应合理安排配件的出入库，以确保盘点的准确性，避免发生重盘、漏盘、错盘现象。
4、配件盘点过程中，不准以任可理由虚报、瞒报或私自更改帐目。
5、盘点结束后，由盘点人员填写盘点报表，对盘盈盘亏的配件且要查明原因，分清责任，作出必要的处理。季度盘点后，进行配件的报损申报工作。
（五）旧件回收及管理：
为加强旧件的统一管理，杜绝以旧充新现象，必须严格执行旧件回收制度。
1、三包、修理领用配件时，配件销售人员必须在领用人交回相应旧件后才可发放新件（三包旧件交于索赔员，三包外旧件交配件销售员）。
2、所有收回的旧件要设专人妥善保管，不得随地堆放。三包旧件要建帐管理。
3、顾客索要旧件时（三包外维修），旧件管理人员要擦净、整理后交还顾客。其它旧件，公司将定期作出处理。
三、工作流程
（一）配件管理计划程序（附流程图）
1、计划员收集缺料信息；
2、计划员分析、汇总缺料信息；
3、根据库存和销售情况，编制期货计划或临时计划，交由配件主管审核；
4、配件主管审定签字后，计划员出具一式三联计划单。一联计划员留存，验货用；一联交采购员，采购；一联交内勤，附付款通知书进 行付款审批。
（二）配件管理采购流程（附流程图）
1、采购员依据计划单进行采购；
2、市内现金采购：通知内勤，内勤依据计划单、付款通知书进行付款审批，办理相关手续；
3、市内赊购：供货商送货的，货物由保管员验货接收并开出收货单二联进入入库程序；需自提的采购员到供货商处提货进入提货程序
4、市外现金采购：依据进货计划单、付款凭证联系供货商发货。完成后，付款凭证及时交回计划员；
5、市外赊购：依据进货计划单联系供货商发货。
（三）配件管理提货流程（附流程图）
1、采购员将收到的发票交计划员，计划员登帐后，交财务进入记帐程序。
2、采购员依据提货单提货，依据发货清单验收货物，完成配件的第一次验收；
3、验收后，将货物、发货清单交库管员进行配件的第二次验收；
4、如在第一次验收中发现问题，与保险公司、运输部门联系索赔。5、予以索赔：索赔单据上交计划员，计划员进行帐务处理后上交财务；不予索赔：整理书面报告上交配件主管，配件主管上报服务经理。
（四）配件管理入库流程（附流程图）
1、库管员、采购员持发货清单、装箱单，计划员持计划单，共同进行配件的第二次验货；
2、供货单位送货上门，库管员开具一式两联收货单，一联留存、一联交计划员打印入库单。
采购员自提，验收后，计划员依据验货单打印入库单；
入库单一式五联，一联交保管员登帐进入库房管理程序；其它四联由计划员分配，一联计划员留存进行帐处理，一联交财务，二联配发票也交财务进入记帐程序；
4、货物验收不合格，计划员制一式两联差损单，一联交计划员、一联交采购员；
5、采购员依据差损单进行异常处理。
6、予以索赔：计划员将索赔结果（附差损单）上交财务。
7、不予索赔：整理书面报告上交配件主管/经理，配件主管/经理上报服务经理。
（五）配件管理库存管理流程（附流程图）
1、保管员、调度员、计划员根据入库单、出库单登帐，结日库存。
2、保管员把入库的配件验货上架，完成配件第三次验货。
3、保管员、调度员、计划员、采购员定期对库存配件进行库存结构分析，作出分析报告。
4、每月、季度进行库存盘点，作出盘点表，盘盈盘亏书面说明，交配件主管上报公司经理，交财务作帐目调整。
5、季度盘点后，进行配件报损工作。
六）配件管理出库流程（附流程图）
1、调度员定期催收备料单；
2、调度员依据备料单（日常、急件）查询库存；
3、调度员根据库存情况进行调配。
4、调度员根据结算方式开具四联、五联出库单。
现金结算：开具四联出库单。
一联交库管员提货并留存下帐；一联交提货人；一联调度员留存作帐目处理；一联交收款员收款后，连同款项转财务。
挂帐方式：开具一式五联出库单。
一联交库管员提货并留存下帐；一联交提货人；一联调度员留存作帐目处理；一联交财务做帐务处理；一联用于结帐。
5、调度员整理资料单递交计划员。
6、发往外地的货物，配送员在发货后要通知收货人，将运单事后转交收货人。
7、挂帐单位回款：
转帐回款：调度员持结帐联填写报销单经挂帐单位签字确认后转财务。
现金回款：收款员收款后填写日报表交财务。
银行汇款：调度员及时与财务联系，确认后索要相关单据销账。
七）配件管理配送流程（附流程图）
1、配送员依据出库清单验收出库货物；
2、外运：
（1）验货后要将货物包装，并放入一联出库清单；
（2）索取运单或签字证明；
（3）及时通知收货人货物的发运时间及其它事项；
（4）运单与其余二联出库清单交调度员；
（5）及时查询货物是否安全到达。
3.送货：确保货物安全、准时到达指定地点。
（1）收货人验货；
（2）收货人在出库清单上签字确认；
（3）出库清单一联交收货人，三联交调度员。
七）配件管理配送流程（附流程图）
1、配送员依据出库清单验收出库货物；
2、外运：
（1）验货后要将货物包装，并放入一联出库清单；
（2）索取运单或签字证明；
（3）及时通知收货人货物的发运时间及其它事项；
（4）运单与其余二联出库清单交调度员；
（5）及时查询货物是否安全到达。
3.送货：确保货物安全、准时到达指定地点。
（1）收货人验货；
（2）收货人在出库清单上签字确认；
（3）出库清单一联交收货人，三联交调度员。
九）配件管理修理领料流程（附流程图）
1、维修工持接车单到配件处领取修理用配件；
2、配件人员根据维修工的需求，收回旧件后，开据一式二联销售小票，注意标明车牌号等；
3、维修工签字确认后，持二联小票交结算员签字确认，结算员留存一联、交维修工一联；
如属三包业务，应先经三包索赔员签字认可。
4、维修工持结算员签字后的小票回执（一联），到销售员处取料。
配件管理修理领料程序（九）（十）配件报损管理办法及申报流程
一、报损配件是指已经损坏或有质量问题或由于车型淘汰不能继续销售的在帐配件，且不能进行三包索赔、退货和修复处理的。
二、报损配件的确认
在日常经营中产生、月度和季度盘点中清理出的已经损坏或有质量问题或由于车型淘汰不能继续销售的配件，必需经由服务经理、三包索赔主管、配件主管三方鉴定，确认不能进行三包索赔、退货和修复处理的配件方可作报损处理。
由于人为因素所造成的质量配件不予报损批示，损失由责任人和连带责任人承担。例如：可作三包、退厂或修复处理的配件，未能及时做相应处理而导致过期无法处理，或由于维修工操作不当，保管员保管不善，所造成的配件损坏。
三、报损配件的申报
各分子公司在每季度的配件库存全面清点工作中，将需报损的配件整理、确认后，填制《报损配件明细表》（附三），并填写《配件报损申请单》（附二），上报服务部配件主管；服务部配件主管鉴定审核后进入《配件报损申报流程》（附一）。
四、报损配件的处理方法
配件报损批准后，配件由申报单位暂作保管，以便服务部做进一步处理，申报单位不允许私自将报损配件丢弃、变卖。
五、激励机制
为控制配件的报损量，减少公司的经营损失，各公司的总经理、服务经理、配件主管必须严格控制配件的进货计划、及时进行异常处理（包括：运输损坏配件、短缺配件、质量件、错发配件向供应商的索赔）。
对于所发生的配件报损损失，损失的70%由该公司承担，总经理承担损失的10％，服务经理承担损失的10％，配件经理（主管）承担损失的10％。
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